Koppla Visma till Shopify — order, kund och faktura automatiskt
Har ni en Shopify-butik men bokför i Visma eEkonomi eller Administration? Då lägger någon förmodligen tid varje vecka på att föra över ordrar för hand. Med en koppling skapas kund och fakturaunderlag automatiskt när en order läggs — med rätt artiklar, moms och betalning.
Snabböversikt
Kort svar: Att koppla Shopify till Visma betyder att varje order i butiken automatiskt skapar en kund och ett fakturaunderlag i Visma eEkonomi eller Administration — med artiklar, moms och betalning på plats, utan manuell inmatning.
Så kommer ni igång:
- Bestäm vad en order ska bli i Visma: en faktura, en kontantnota eller en order — och hur ofta den ska skapas.
- Mappa artiklar, momssatser och betalsätt mellan Shopify och Visma så att siffrorna stämmer.
- Bygg flödet mot Vismas API, testa med några riktiga ordrar och stäm av mot bokföringen.
GDPR: kunduppgifter flödar från Shopify till Visma — kartlägg vad som överförs, teckna PUB-avtal och håll flödet i EU eller self-hostat i Sverige.
Varför koppla Shopify till Visma?
En Shopify-butik som säljer bra genererar snabbt fler ordrar än någon orkar bokföra manuellt. Att kopiera kundnamn, adress, artiklar och belopp från butiken till Visma tar tid, och varje överföring är ett tillfälle att skriva fel. När volymen växer blir det ohållbart att göra för hand.
En koppling gör att varje order i Shopify automatiskt landar som ett fakturaunderlag i Visma eEkonomi eller Administration. Kunden skapas om den inte redan finns, raderna fylls i med rätt artiklar och moms, och betalningen matchas. Ni behåller både Shopify och Visma — ni får dem bara att prata med varandra.
Både Shopify och Visma har öppna gränssnitt för det här. Shopify skickar händelser (webhooks) när något sker i butiken, och Vismas API tar emot kunder, artiklar och fakturor. Läs mer om principen i vår guide om systemintegration.
Vad synkas mellan systemen?
En genomtänkt koppling handlar om mer än bara "order in, faktura ut". Flera datatyper behöver hänga ihop för att bokföringen ska stämma. Det här är de vanligaste delarna att sätta upp:
- Order → kund + fakturaunderlag: ny order skapar kund (om den saknas) och ett fakturaunderlag i Visma.
- Artiklar och lager: artikelnummer i Shopify matchas mot artiklar i Visma, så att raderna hamnar rätt.
- Betalningar: betalsätt (kort, Klarna, Swish) matchas mot rätt konto och betalstatus.
- Moms: rätt momssats per rad, inklusive 25/12/6 % och momsfri försäljning.
- Returer och krediteringar: en återbetalning i Shopify blir en kreditnota i Visma.
Vilka av dessa ni behöver beror på verksamheten. En liten butik klarar sig kanske med order och betalning, medan en som säljer många artiklar med olika moms behöver full mappning från start.
Mappa artiklar, moms och betalsätt
Den del som avgör om bokföringen blir rätt är mappningen. Här kopplar ni ihop hur data ser ut i Shopify med hur Visma vill ha den. Det är inte svårt, men det behöver göras noggrant en gång så slipper ni rätta i efterhand.
| Data i Shopify | Motsvarighet i Visma | Att tänka på |
|---|---|---|
| Produkt / SKU | Artikel med artikelnummer | Matcha på SKU; skapa saknade artiklar eller använd en samlingsartikel |
| Momssats per rad | Momskod / momssats | 25/12/6 % och momsfritt måste stämma per artikel |
| Betalsätt | Betalkonto / betalstatus | Kort, Klarna och Swish kan behöva olika konton |
| Kund (namn, e-post) | Kundregister | Undvik dubbletter — matcha på e-post eller org.nr |
Ett vanligt val är om varje order ska bli en separat faktura, eller om ni hellre samlar en dags försäljning i en samlingsverifikation. För renodlad B2C-försäljning med kortbetalning räcker ofta det senare, medan B2B med fakturaköp behöver riktiga kundfakturor per order.
Visma eEkonomi eller Administration?
Visma har flera produkter, och kopplingen ser lite olika ut beroende på vilken ni kör. Visma eEkonomi är den molnbaserade tjänsten med ett modernt API som passar automatiska flöden väl. Visma Administration (500/2000) är desktopprogram som ofta integreras via Vismas eget API eller en mellanliggande tjänst.
Oavsett vilken ni har går det att bygga ett stabilt flöde från Shopify. Skillnaden ligger mest i hur kopplingen tekniskt sätts upp och hur realtidsnära den blir. Kör ni eEkonomi kan ordrar landa nära nog direkt; kör ni Administration lokalt sker överföringen ofta i intervaller. Är ni osäkra på vad ni har hjälper vi er reda ut det innan något byggs.
GDPR och data i Sverige
När en order flödar från Shopify till Visma följer personuppgifter med: namn, adress, e-post och köphistorik. Det innebär att GDPR gäller för själva kopplingen, inte bara för systemen var för sig. Ni behöver veta var datan passerar på vägen mellan butik och bokföring.
Shopify driftas utanför EU, medan svenska Visma-tjänster hålls inom EU. Mellanledet — själva integrationen — kan ni styra över. Praktiska råd:
- Kartlägg vilka personuppgifter som överförs från order till faktura.
- Kör integrationsflödet i EU eller self-hostat i Sverige när datan är känslig.
- Teckna personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) med leverantörer i kedjan.
- För bara över det som behövs för bokföringen — inte mer.
Kom igång med kopplingen
Börja litet och verifiera mot bokföringen. Det viktigaste är att de första riktiga ordrarna hamnar rätt i Visma innan ni släpper på hela flödet. En trasig momsmappning som pågått en månad är tråkig att rätta i efterhand.
- Bestäm om en order ska bli en faktura, kontantnota eller samlingsverifikation.
- Mappa artiklar, momssatser och betalsätt mellan Shopify och Visma.
- Bygg flödet, kör några riktiga ordrar och stäm av mot bokföringen.
- Slå på fullt flöde och lägg till returer och krediteringar.
Vill ni ha hela orderflödet automatiserat utan att byta system? Se hur vi tänker kring att automatisera företaget, eller hör av er så tittar vi på er Shopify- och Visma-uppsättning tillsammans.
Vill ni se hur det här ser ut i praktiken? Utforska våra lösningar, se case och plattformar vi byggt, eller få tre kostnadsfria förslag.